Wir übernehmen einen Teil Ihrer Redaktionsarbeit und Sie erzielen damit unmittelbar mindestens drei Effekte:

• Verbesserung der Texte für Ihre Zielgruppe durch Konsistenz und damit bessere Lesbarkeit

• Stärkung Ihrer Corporate Identity durch konsequente Verwendung der Corporate Language

• Bessere Wiederverwendbarkeit bei der Übersetzung und dadurch Kosteneinsparung

Je nachdem, mit was Sie uns beauftragen und wieviel Zeit Sie für diesen Prozessschritt einplanen, können wir für Sie die folgenden Leistungen übernehmen:

Automatisierte Prüfungen

Natürlich prüfen wir das Offensichtliche – Rechtschreibung und Grammatik. Das sollte man eigentlich nicht erwähnen müssen, aber wir sehen im Übersetzungsprozess tatsächlich viele Quelltexte, denen das gut getan hätte. Dieser Schritt kann häufig noch mit den „Bordmitteln“ der Software bewältigt werden, in der der Text erstellt wurde.

Als nächstes prüfen wir die Einhaltung der vereinbarten Terminologie-Vorgaben. Speziell in der Technischen Dokumentation ist die konsistente Terminologie-Verwendung eines der wichtigsten Qualitätskriterien. Wir haben für die Terminologie-Prüfung Programme entwickelt, die es uns ermöglichen, Synonyme und verbotene Schreibweisen (z. B. Kopplung mit Bindestrichen) zu finden.

Ähnliches können wir auch für Regeln umsetzen, die wir auf der Grundlage von festgelegten Stilrichtlinien unserer Kunden ableiten. Alle Stilrichtlinien, die sich formalisieren lassen, wie z. B. Schreibweisen von Datumsformaten, Maßeinheiten etc. lassen sich auch automatisiert prüfen.

Die Prüfprogramme sind individuell anpassbar, sodass „falsche Fehler“, die bei automatisierten Prüfungen fast unausweichlich sind, minimiert werden können.

Ergebnisse automatisierter Prüfungen

Die Ergebnisse von Rechtschreib- und Grammatikprüfungen werden in der Regel direkt im Programm angezeigt und müssen dort verarbeitet werden.

Bei unseren eigenen Prüfprogrammen ist das etwas anders: Zunächst erzeugen diese ein Prüfprotokoll.

Dieses Prüfprotokoll wird dann – je nach Beauftragung – durch einen unserer Lektoren oder durch Ihren Redakteur bearbeitet.

Diese automatisierten Prüfungen sind eine Basisversion, die im eingespielten Prozessalltag relativ wenig Zeit erfordern und dabei einen hohen Nutzen bringen.

Prüfung durch Lektoren

Auf der Basis der Prüfprotokolle werden in dieser Option zusätzliche Prüfungen vorgenommen, die von Programmen nicht abgedeckt werden können.

In diesem Prozessschritt wird vom Lektor der gesamte Text gelesen und auf die vorliegenden Regeln hin überprüft und korrigiert.

Naturgemäß erfordert diese Prüfung – abhängig von der Textmenge – einen höheren Zeitaufwand. Der zusätzliche Nutzen gegenüber der automatisierten Prüfung kann aber besonders bei Marketingtexten nochmals bedeutsam sein.

Prüfungen auf technischer Ebene

Eine wichtige Voraussetzung für gute Übersetzbarkeit ist auch immer, dass Quelldateien den Übersetzungsprozess auf technischer Ebene reibungslos durchlaufen.

Vermutlich wissen Sie, dass Übersetzer fast nie in dem Programm arbeiten, mit dem der Quelltext erstellt wurde. Stattdessen nutzen sie ein Translation-Memory-System (TMS), eine spezielle Übersetzungsumgebung, in die neben dem zu übersetzenden Text auch die kundenspezifische Terminologie und eine Übersetzungsdatenbank (das Translation Memory, TM) eingebunden werden können.

Wir prüfen Ihre Dokumentation deshalb auf eine ganze Reihe von technischen Fallstricken, die bei der Verwendung eines TMS potentiell zu Problemen führen können. Daraus lassen sich klare Regeln formulieren (oder deren Einhaltung überprüfen), durch die schon bei der Texterstellung ganz viel Arbeitsaufwand für Rückfragenrunden vor der Übersetzung und Korrekturen im Nachhinein gespart werden kann.

Konvertierung, Textextraktion und Segmentierung

Um die Übersetzung in einem TMS zu ermöglichen, müssen Quelldateien zunächst in ein Austauschformat konvertiert werden, wobei auch der übersetzungsrelevante Text extrahiert wird.

Wir prüfen, ob die Konvertierung reibungslos funktioniert und ob, nach einer Pseudoübersetzung, auch wieder sauber und vollständig ins Ausgangsformat zurückkonvertiert werden kann. Falls nein, finden wir heraus, warum es zu Problemen kommt und wie diese gelöst werden können.

Bei der Textextraktion durch das TMS ist wichtig, dass nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig Text als übersetzungsrelevant erkannt wird. Versteckte oder ausgeblendete Elemente, eingebettete oder verlinkte Dokumente, bedingte Texte, Dokumentvariablen, Elemente aus Textmastern, Text in Grafiken und viele weitere formatspezifische Merkmale können hierbei für Fehler sorgen oder müssen zumindest geklärt werden. Auch für diesen Schritt haben wir eine Reihe von automatisierten Prüfungen, die Dokumente analysieren und potentielle Probleme ausgeben.

Vor der Übersetzung im TMS wird schließlich noch eine sogenannte Segmentierung des Textes vorgenommen, das heißt der Text wird in einzelne Sinneinheiten wie Sätze, Überschriften oder Inhalte einzelner Tabellenzellen zerlegt. Dies ist nötig, um ein zentrales Feature des TMS zu ermöglichen: den Abgleich zwischen neuen Segmenten und den bereits im Translation Memory vorhandenen Segmentpaaren in Quell- und Zielsprache. Wird ein neues Segment identisch oder ähnlich im TM gefunden (man spricht dann von einem „Match“), kann der Übersetzer die dazu gespeicherte Übersetzung wiederverwenden.

Ist eine Quelldatei nun nicht sauber formatiert, kann eine fehlerhafte Segmentierung entstehen, d.h. Sinneinheiten werden in unvollständige Fragmente zerlegt. Dadurch sinken die Matchraten, wodurch Kosten und Zeitaufwand steigen, und das TM speichert dubiose Segmente, deren Wiederverwendbarkeit begrenzt ist. Eine typische Ursache für solche Fragmente ist die Verwendung von Absatzmarken innerhalb von Sätzen oder gar Wörtern, um manuelle Umbrüche oder Einrückungen zu erzeugen – und auch dieses und ähnliche Probleme können durch unsere Prüfungen erkannt werden.

Voraussetzungen gemeinsam schaffen

Es wird Ihnen nicht entgangen sein, dass es drei wichtige Voraussetzungen für die hier geschilderten Prüfungen gibt:

• Erfasste Terminologie inklusive Markierung von Vorzugsbenennungen und abgelehnten/ungültigen Benennungen sowie Richtlinien zu erlaubten und nicht erlaubten Schreibweisen
• Stilrichtlinien mit Vorgaben zur Corporate Language und Identity
• Technische Gestaltungsrichtlinien zur Erhöhung des Wiederverwendungsgrades

Falls diese Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen noch nicht gegeben sind, können Sie natürlich ebenfalls auf unsere Expertise setzen. Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam die benötigten Regeln für Terminologie und Stilrichtlinien.

Ihr Kontakt zu uns: beate.petzold@beo-doc.de