ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein Austauschformat für elektronische Rechnungen.

Wo, warum und wie das entstanden ist, ist wie (fast) immer in Wikipedia nachzulesen und daher verweisen wir auch gerne auf diesen Artikel – das macht diesen Blogbeitrag dann auch kürzer. https://www.ferd-net.de/ und https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD

Wir bei beo, typisch Dienstleister, sind hier ganz verlängerte Werkbank für unsere Kunden und passen täglich (kein Witz) irgendetwas in unseren Systemen an, um den vielen Projektver- waltungs- / Dokumentation-Handling- / Kommunikations- und Rechnungsstellungsvorgaben gerecht zu werden.

Daher waren wir begeistert, dass es ZUGFeRD gibt und wir dies nutzen können.

Das Ganze in Kürze:

• Idee elektronischer Rechnungen generell: Rechnungen z. B. zwischen Unternehmen und deren Kunden elektronisch lesbar austauschen
• Vorteile:
  • keine Papierrechnung mehr (Einsparung von Papier und Porto)
  • automatische Weiterverarbeitung (z. B. Einlesen in andere Systeme) möglich
  • das Format kann validiert werden, man kann also nicht „schummeln“ und falsch summieren (das betrifft z. B. auch Rundungsfehler, die unabsichtlich ‚reinkommen können)
• Nachteile:
  • Abbilden von Besonderheiten wie z.B. Gutschriften oder Rabatte sind möglich, aber auch ziemlich komplex. (Wir unterstützen im Moment auch noch nicht alles, sind aber dran.)
  • Nicht immer kann alles 1:1 abgebildet werden, weil es sehr strikte Vorgaben gibt (z.B. Aussehen des Adressfeldes in verschiedenen Sprachen)
• Wie funktioniert das ZUGFeRD-Format?
  • XML-Datei, die in eine PDF-Datei eingebettet wird
  • Dabei enthält die PDF-Datei die ganz normal lesbare und druckbare Rechnung, das XML ist beim normalen Öffnen erstmal nicht sichtbar
  • Es muss sich um das PDF-Format PDF/A handeln. (A steht für „Archive“, d.h. die PDF-Datei kann nicht mehr verändert werden)

Unsere Wertung von  ZUGFeRD: Große Klasse. Wir setzen dies ein, wo immer es passt.