Die beo-Fast-Lane: Genauso gut, viel schneller, kein Eilzuschlag?

Beate Petzold · 26. Juni 2019

Es geht – man ahnt es bereits – um die immer wieder und immer hĂ€ufiger notwendigen EilauftrĂ€ge. Die Anforderungen können aus den unterschiedlichsten GrĂŒnden entstehen – Pressemitteilungen, eine Rede des Vorstands, eine dringende Maschinenauslieferung mit Last-Minute-Änderungen, Ticket-Systeme fĂŒr Reparaturanleitungen, Nachrichtenrubriken auf Webseiten etc.

Meistens ist nicht das Textvolumen das Problem

Wir sprechen von Volumina, die ein Übersetzer locker in drei bis vier Stunden oder auch deutlich weniger Zeit bewĂ€ltigen kann. Und die Zeit fĂŒr die nachfolgende QualitĂ€tssicherung ist in – sagen wir – einem Zeitlimit von sechs Stunden auch noch ohne Probleme drin. Und da alle Übersetzer und PrĂŒfer parallel arbeiten können, sind wir immer noch in diesem Zeitrahmen.

Die Crux liegt in der Regel in der Projektadministration

Dem Sichten der Anforderungen, dem Analysieren und Vorbereiten der Daten, dem Anfragen und Buchen der Übersetzer multipliziert mit der Anzahl der Sprachen und hĂ€ufig mehrfach, da nicht immer alle so schnell verfĂŒgbar sind, dem Versenden der Projektdaten und Anweisungen an alle Übersetzer 


Ich höre hier lieber auf, denn das ist natĂŒrlich noch nicht alles. Ein Prozessbild unserer Projektrealisierung macht die KomplexitĂ€t deutlicher:

Die beo-Fast-Lane:
Mehr als 1.600 Projekte in 10 Tagen geliefert

Ja, das geht! Und es geht mit sehr guter QualitĂ€t, wie uns unsere Kunden in regelmĂ€ĂŸigen Feedback-GesprĂ€chen bescheinigen.

Diese großen DurchsĂ€tze erreichen wir bei Kunden, fĂŒr die wir in 25 und mehr Sprachen ĂŒbersetzen. Eine ganz wichtige Voraussetzung ist dabei, dass die Quelldaten formal standardisiert werden. Bereits die Dateibenennung und Metadaten, die dem Projekt beiliegen, verraten uns alles, was wir wissen mĂŒssen. Beides wird am Anfang der Zusammenarbeit vereinbart und ist kein Hexenwerk.

Eine wirklich ausgefeilte Fast-Lane funktioniert bei beo so vollstĂ€ndig, dass unsere Projektmanagerinnen die Projekte erst dann das erste Mal „in die Hand nehmen“, wenn die Übersetzer und – falls beauftragt – auch die Revisoren geliefert und nach einem zusĂ€tzlichen QualitĂ€tscheck die LieferqualitĂ€t bestĂ€tigt haben.

Und das geht so:

  1. Die Quelldateien werden, sobald sie vom Kunden fĂŒr die Übersetzung freigegeben sind, automatisch von einem Datenserver abgeholt oder durch einen Webservice entgegengenommen. (24/7)
  2. Aus den mitgelieferten Metadaten oder auch Dateinamen werden alle Informationen zu Sprachkombinationen, Fachgebieten, Übersetzungsanweisungen etc. ausgelesen und die Projekte in beoDATA (unserem internen Projektverwaltungssystem) entsprechend angelegt.
  3. In beoDATA sind alle Informationen zur Vorbereitung dieser Projekte fĂŒr die fest gebuchten StammĂŒbersetzer hinterlegt. So werden die Dateien automatisiert fĂŒr die Übersetzung vorbereitet und die Bereitstellung der Übersetzungspakete fĂŒr die Übersetzer angestoßen.
    Dabei werden – ebenfalls in beoDATA – KapazitĂ€ten und Abwesenheiten der Übersetzer-Teams ĂŒberwacht, so dass keine Projekte ins Leere laufen oder wegen Überlastung verzögert geliefert werden können.
  4. Die Übersetzer werden per E-Mail ĂŒber neue Projekte informiert, holen sich die Übersetzungspakete im beo-Lieferantenportal ab, erledigen ihre Arbeit und laden die geprĂŒfte Übersetzung im Portal wieder hoch.
  5. Im Portal wird automatisch registriert, dass eine Lieferung des Übersetzers eingegangen ist, wodurch sofort unser SNC (internes PrĂŒf-Tool) aktiviert wird. Der SNC macht eine konfigurierbare Vielzahl von formalen PrĂŒfungen und findet von abweichenden Ziffern bis hin zu Übersetzungsvarianten bei gleichen AusgangssĂ€tzen so einiges, was auch dem menschlichen Auge gerne mal entgeht. Das Protokoll der SNC-PrĂŒfung wird dann sofort zurĂŒck an den Übersetzer geschickt.
  6. Der Übersetzer analysiert die Fehlermeldungen und bestĂ€tigt die Korrektheit seiner Übersetzungen. Falls nötig, macht er letzte Korrekturen und liefert erneut.
  7. Falls fĂŒr das Projekt eine Revision vorgesehen ist, werden die Schritte ab Punkt 3 fĂŒr die Revisoren wiederholt.

Bis zu diesem Punkt ist in unserem Projektmanagement oder unserer IT noch niemand manuell tÀtig geworden, der administrative Aufwand ist also maximal minimalisiert. Und was an der Stelle aus Sicht des Kunden fast noch wichtiger ist: Es wird keine Zeit verloren!

Hiernach kommt natĂŒrlich noch die QualitĂ€tssicherung. Etwas von der Zeit, die wir in den ersten Schritten gespart haben, können wir hĂ€ufig hier noch einsetzen.

Aber – und damit sind wir wieder bei der Frage am Anfang des Texts – Sie mĂŒssen keinen Eilzuschlag zahlen.

Beate Petzold

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