Gibt es bei Ihnen ein QM-Handbuch? In gedruckter Form? Und kommen dann regelmäßig Austauschblätter sobald etwas aktualisiert wurde?

Ok – so etwas gab es bei beo zu keiner Zeit. Wir sind seit 2004 nach ISO 9001 zertifiziert. Unser QM-Handbuch gab es von Anfang an nur online im Intranet.

Im letzten Jahr war dann die Umstellung auf die neueste Version der ISO 9001 fällig. Diese brachte eine ganze Menge Änderungen mit sich. Und da unser QM-Handbuch schon 15 Jahre auf dem berühmten Buckel hatte, haben wir uns entschieden, es nicht nochmal zu überarbeiten. Dabei kam uns gerade recht, dass die neue Norm explizit gar kein QM-Handbuch mehr fordert.

Für die Dokumentation unseres QM-Systems haben wir uns für ein System entschieden, bei dem wir als Basis unsere Prozesse grafisch darstellen und systematisch nach BPMN 2.0 (Business Process Model and Notification) modellieren können. Letzteres war uns wichtig, um die modellierten Prozesse z.B. zukünftig auch für eine Workflow Engine verwenden zu können.

Jeder am Prozess beteiligten Instanz ist hier eine sogenannte „Lane“ zugeordnet. Zuständigkeiten können dadurch klar bestimmt werden.

Jedem Prozessschritt können wir zusätzlich alle wichtigen Informationen mitgeben:

• eine kurze Beschreibung
• mitgeltende Dokumente wie Vorlagen, Formulare, Verfahrensanweisungen, Leitfäden etc.
• Links in unser Intranet beoWiki für weiterführende, eher dynamische Informationen
• Risiken mit der jeweiligen Einschätzung zu Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausprägung und Gegenmaßnahmen, um das Risiko zu kontrollieren

Für die Gesamtbetrachtung aller Risiken aus allen Prozessen lassen sich dann entsprechende Auswertungen erzeugen, die unserer Geschäftsleitung eine fundierte Risikobewertung ermöglichen.

Mit diesem System haben unsere Prozessverantwortlichen unsere komplette Prozesslandschaft so modelliert und dokumentiert, dass sie zum einen unserer im März absolvierten Re-Zertifizierung mit Bravour gewachsen war.

Unser zweiter, ganz wichtiger Nutzwert ist aber, dass unsere neuen Mitarbeiter über den Tellerrand ihrer eigenen Aufgaben sehen und das Zusammenwirken aller Prozessbeteiligten bei beo viel schneller verstehen und für sich nutzen können.
Denn die Einarbeitung in unsere beo-Prozesse erfolgt zum großen Teil auch anhand der im QMS grafisch dargestellten Abläufe.
Auch abteilungsübergreifenden Quereinsteigern wird die Einarbeitung so erleichtert.

Und, und das muss man ganz groß schreiben: DAS QM-SYSTEM LEBT UND IST KEIN FALL FÜR DIE SCHUBLADE.