Die beo-Fast-Lane: Genauso gut, viel schneller, kein Eilzuschlag?

Beate Petzold · 26. Juni 2019

Es geht – man ahnt es bereits – um die immer wieder und immer häufiger notwendigen Eilaufträge. Die Anforderungen können aus den unterschiedlichsten Gründen entstehen – Pressemitteilungen, eine Rede des Vorstands, eine dringende Maschinenauslieferung mit Last-Minute-Änderungen, Ticket-Systeme für Reparaturanleitungen, Nachrichtenrubriken auf Webseiten etc.

Meistens ist nicht das Textvolumen das Problem

Wir sprechen von Volumina, die ein Übersetzer locker in drei bis vier Stunden oder auch deutlich weniger Zeit bewältigen kann. Und die Zeit für die nachfolgende Qualitätssicherung ist in – sagen wir – einem Zeitlimit von sechs Stunden auch noch ohne Probleme drin. Und da alle Übersetzer und Prüfer parallel arbeiten können, sind wir immer noch in diesem Zeitrahmen.

Die Crux liegt in der Regel in der Projektadministration

Dem Sichten der Anforderungen, dem Analysieren und Vorbereiten der Daten, dem Anfragen und Buchen der Übersetzer multipliziert mit der Anzahl der Sprachen und häufig mehrfach, da nicht immer alle so schnell verfügbar sind, dem Versenden der Projektdaten und Anweisungen an alle Übersetzer …

Ich höre hier lieber auf, denn das ist natürlich noch nicht alles. Ein Prozessbild unserer Projektrealisierung macht die Komplexität deutlicher:

Die beo-Fast-Lane:
Mehr als 1.600 Projekte in 10 Tagen geliefert

Ja, das geht! Und es geht mit sehr guter Qualität, wie uns unsere Kunden in regelmäßigen Feedback-Gesprächen bescheinigen.

Diese großen Durchsätze erreichen wir bei Kunden, für die wir in 25 und mehr Sprachen übersetzen. Eine ganz wichtige Voraussetzung ist dabei, dass die Quelldaten formal standardisiert werden. Bereits die Dateibenennung und Metadaten, die dem Projekt beiliegen, verraten uns alles, was wir wissen müssen. Beides wird am Anfang der Zusammenarbeit vereinbart und ist kein Hexenwerk.

Eine wirklich ausgefeilte Fast-Lane funktioniert bei beo so vollständig, dass unsere Projektmanagerinnen die Projekte erst dann das erste Mal „in die Hand nehmen“, wenn die Übersetzer und – falls beauftragt – auch die Revisoren geliefert und nach einem zusätzlichen Qualitätscheck die Lieferqualität bestätigt haben.

Und das geht so:

  1. Die Quelldateien werden, sobald sie vom Kunden für die Übersetzung freigegeben sind, automatisch von einem Datenserver abgeholt oder durch einen Webservice entgegengenommen. (24/7)
  2. Aus den mitgelieferten Metadaten oder auch Dateinamen werden alle Informationen zu Sprachkombinationen, Fachgebieten, Übersetzungsanweisungen etc. ausgelesen und die Projekte in beoDATA (unserem internen Projektverwaltungssystem) entsprechend angelegt.
  3. In beoDATA sind alle Informationen zur Vorbereitung dieser Projekte für die fest gebuchten Stammübersetzer hinterlegt. So werden die Dateien automatisiert für die Übersetzung vorbereitet und die Bereitstellung der Übersetzungspakete für die Übersetzer angestoßen.
    Dabei werden – ebenfalls in beoDATA – Kapazitäten und Abwesenheiten der Übersetzer-Teams überwacht, so dass keine Projekte ins Leere laufen oder wegen Überlastung verzögert geliefert werden können.
  4. Die Übersetzer werden per E-Mail über neue Projekte informiert, holen sich die Übersetzungspakete im beo-Lieferantenportal ab, erledigen ihre Arbeit und laden die geprüfte Übersetzung im Portal wieder hoch.
  5. Im Portal wird automatisch registriert, dass eine Lieferung des Übersetzers eingegangen ist, wodurch sofort unser SNC (internes Prüf-Tool) aktiviert wird. Der SNC macht eine konfigurierbare Vielzahl von formalen Prüfungen und findet von abweichenden Ziffern bis hin zu Übersetzungsvarianten bei gleichen Ausgangssätzen so einiges, was auch dem menschlichen Auge gerne mal entgeht. Das Protokoll der SNC-Prüfung wird dann sofort zurück an den Übersetzer geschickt.
  6. Der Übersetzer analysiert die Fehlermeldungen und bestätigt die Korrektheit seiner Übersetzungen. Falls nötig, macht er letzte Korrekturen und liefert erneut.
  7. Falls für das Projekt eine Revision vorgesehen ist, werden die Schritte ab Punkt 3 für die Revisoren wiederholt.

Bis zu diesem Punkt ist in unserem Projektmanagement oder unserer IT noch niemand manuell tätig geworden, der administrative Aufwand ist also maximal minimalisiert. Und was an der Stelle aus Sicht des Kunden fast noch wichtiger ist: Es wird keine Zeit verloren!

Hiernach kommt natürlich noch die Qualitätssicherung. Etwas von der Zeit, die wir in den ersten Schritten gespart haben, können wir häufig hier noch einsetzen.

Aber – und damit sind wir wieder bei der Frage am Anfang des Texts – Sie müssen keinen Eilzuschlag zahlen.

Beate Petzold

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