Die Einladung zu einer Ausschreibung eines neuen Kunden ist für uns bei beo immer ein Highlight. Und es kommt zum Glück ziemlich häufig vor.

Wir freuen uns schon deshalb darüber, weil wir dann wissen, dass unsere tägliche Arbeit Erfolge zeigt. Meist ist es die Arbeit für andere Kunden, die uns daraufhin weiterempfohlen haben.

Aber natürlich sind es auch immer neue Chancen auf spannende neue Projekte und Herausforderungen.

Und doch…

…können wir – bei aller Freude – nicht an jeder Ausschreibung teilnehmen.

Bei genauerem Hinsehen, stellt sich manchmal heraus, dass die Sache zu groß für uns ist. Das kommt glücklicherweise selten vor, denn wir sind enorm flexibel und unser Netzwerk auch.

Oder wir müssen eine Teilnahme absagen, wenn die zu erbringenden Leistungen zu weit von unseren Spezialisierungen entfernt sind. Dann hilft auch Flexibilität nicht weiter – wir müssen das Feld anderen überlassen.

Dann gibt es da aber noch…

…die Ausschreibungen, bei denen die Informationen so dürftig sind, dass für uns gar nicht erkennbar wird, ob wir aus dem ersten oder zweiten oben genannten Grund absagen müssten. Oder ob sich für uns eine echte neue Chance eröffnen könnte.

Meist gibt es dann auch keine Vorgabe für eine Preisstruktur oder sie ist recht lückenhaft.

Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass die Informationen, die durch die Ausschreibung insgesamt gewonnen werden, am Ende für das ausschreibende Unternehmen selbst nicht sehr aussagekräftig und der Vergleichbarkeit der Anbieter nicht dienlich sein werden.

Aber genau das ist der Sinn einer Ausschreibung – Anbieter nach genau definierten Kriterien zu vergleichen. Erst dann kann ein objektives Bild entstehen und eine sinnvolle Auswahl getroffen werden.

Und hier setzt beo an

Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Ausschreibung mit unserem langjährigen Know-how. Das tun wir natürlich immer nur dann, wenn wir nicht selbst an Ihrer Ausschreibung teilnehmen werden. Denn noch lieber als zu beraten, legen wir gern selbst Hand an.

Prozesse analysieren

Es muss klar sein, wer für welchen Prozessschritt zuständig ist und welche Leistungen in diesem Schritt erbracht werden sollen.

Nicht selten erleben wir und unsere Kunden dabei schon die ersten Überraschungen, weil sich Optimierungspotenziale zeigen, z. B.:

• Müssen die Auftragsdaten noch manuell übertragen und in die Auftragsverwaltungssysteme eingegeben werden? Das legt z. B. die Frage nach Schnittstellen nahe, die als Voraussetzung gelten könnten.
• Sind Online-Portale für Review-Prozesse vorhanden? Und können die Reviewer direkt in den bi-lingualen Dateien arbeiten (statt bisher z. B. in einer PDF) und somit aufwändige Nacharbeit eingespart werden?

Wenn ohne unnötige Medienbrüche gearbeitet werden kann und Daten ohne manuelles Eingreifen weiterverarbeitet werden, dann hat das unbedingt einen positiven Einfluss auf die Kosten. Daher ist es immens wichtig, dies bereits mit der richtigen Fragestellung bei der Auswahl der zukünftigen Dienstleister zu berücksichtigen.

Gemeinsame Sprache finden

Eine wichtige Basis dafür ist immer eine klar definierte Sprache aller Beteiligten.

Was genau ist zum Beispiel gemeint, wenn „inklusive Kontrolle“ als Anforderung formuliert wird? Laut Norm ISO 17100 „Übersetzungsdienstleistungen“ ist die „Kontrolle“ eigentlich nur das, was jeder Übersetzer selbst am Ende seiner Arbeit tun muss.
Häufig meint der Kunde aber die „Revision“, bei der ein zweiter, ebenso qualifizierter Revisor die Übersetzung im Vergleich zum Quelltext überprüft. Dass diese beiden Varianten prozessual und preislich einen Unterschied machen, liegt auf der Hand.

Ein ähnlich wichtiges Beispiel ist die Frage: Wer ist der „Reviewer“ – jemand beim Dienstleister oder ein Kollege in der Länderniederlassung des Kunden?

Eine genaue Begriffsbestimmung ist also unerlässlich, um die geforderten Leistungen und notwendigen Prozessschritte zu kennen.

Preisstruktur festlegen

Bei der Festlegung der Preisstruktur sind neben der Vergleichbarkeit der späteren Anbieter einige wichtige Überlegungen hinsichtlich der Leistungsbestandteile nötig. Zum Beispiel:

• Welche Leistungspositionen werden benötigt? Immer? Nur von bestimmten Abteilungen?
• Was sollte eher nicht in den allgemeinen Wortpreis pro Sprache einkalkuliert werden, weil es nicht bei jedem übersetzten Wort zum Tragen kommt?
• Welche Preisbasis ist für welche Leistung besser geeignet?

Je besser die Dienstleister die zu erbringenden Leistungen einschätzen und preislich voneinander abgrenzen können, umso präziser und „knapper“ können sie kalkulieren.

Beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausschreibung

Nach der Analyse Ihres Übersetzungsbedarfs und Ihrer Erwartungen gießen wir das Ganze in professionelle Ausschreibungsunterlagen – von der Formulierung der Basisinformationen und der Anforderungen an die Dienstleister, der Preisstruktur, den Vereinbarungen zum Datenschutz bis hin zur Vorlage für einen Rahmenvertrag.

Sie werden einen Ausschreibungsprozess mit deutlich weniger Aufwand für die Beantwortung von Rückfragen erleben. Und sie erhalten konkrete und vergleichbare Ergebnisse aller Anbieter, die für die Auswahl Ihres zukünftigen Dienstleisters optimal verwendbar sind.

Die vorher investierte Arbeit wird sich dann natürlich schon beim Auswahlprozess bezahlt machen. Aber kostensenkende Effekte mit Langzeitwirkung erzielen wir durch

• die Durchleuchtung der Prozesse und das Auffinden von möglichen Optimierungspotenzialen;
• die Gestaltung einer sinnvollen Preisstruktur, bei der in die Leistungspositionen nur das inkludiert ist, was regulär enthalten ist;
• die Befähigung der Dienstleister zu einen fundierten und tragfähigen Kalkulation ihrer Preise ohne unnötige Puffer für Unwägbarkeiten.

Und damit gelingt Ihnen die Identifizierung der optimalen Partner für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ihr Kontakt zu uns: beate.petzold@beo-doc.de